Henrik ja Laura Schwartzbergin sukuseura ry:n varsinaisen sukukokouksen pöytäkirja

Aika           Lauantai 6.8.2016 klo 16.30 – 17.27

Paikka       Hotelli Haaga, Nuijamiestentie 10, 00320  Helsinki

1. Kokouksen avaus

Sukuseuran hallituksen puheenjohtaja (sukuseuran esimies) Hannu Mustakallio avasi kokouksen klo 16.00 ja toivotti läsnäolijat tervetulleiksi.

2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Todettiin, että seuran varsinainen sukukokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti – syyskuun aikana. Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava jokaiselle kokouksen jäsenelle joko postin tai sähköpostin välityksellä viimeistään 30 päivää ennen kokousta (7 – 8 § ).

Todettiin, että sukuseuran esimies oli hallituksen puolesta lähettänyt kokouskutsun 20.6.2016 sähköpostissa kaikille jäsenille, joten kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi.

Kokouksessa oli läsnä 41 sukuseuran jäsentä (liite), joten se todettiin päätösvaltaiseksi. Myönnettiin läsnäolo-oikeus myös niille läsnä olleille sukukokouksen osanottajille, jotka eivät ole sukuseuran jäseniä.

3. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa

Kokouksen puheenjohtajaksi ehdotettiin Martti Mustakalliota, sihteeriksi Marja Heimosta sekä pöytäkirjantarkastajiksi Maarit Mustakalliota ja Helena Mustakalliota. Kokous päätti valita puheenjohtajaksi Martti Mustakallion, sihteeriksi Marja Heimosen sekä pöytäkirjan tarkastajiksi Maarit Mustakallion ja Helena Mustakallion.

4. Valitaan kaksi ääntenlaskijaa

Kokouksen ääntenlaskijoiksi ehdotettiin ja valittiin Maarit Mustakallio ja Helena Mustakallio.

5. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen

Kokouksen esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

6. Esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja toiminnantarkastajan lausunnot varsinaisten sukukokouksien väliseltä ajalta

Hallituksen ehdotus tilinpäätökseksi oli lähetetty etukäteen jäsenille kokouskutsun liitteenä ja se heijastettiin kokoustilassa myös näkyville (tuloslaskelma ja tase vuosilta 2014 - 2015).

Hallituksen ehdotus toimintakertomukseksi oli lähetetty etukäteen jäsenille kokouskutsun liitteenä ja se heijastettiin kokoustilassa myös näkyville (toimintakertomus 2011 – 2016 = vuodet 2014 ja 2015 sekä kausi 1.1. – 30.7.2016).

Mervi Mustakallion laatimat kertomukset toiminnantarkastuksesta tilikausilta 2014 ja 2015 oli lähetetty etukäteen jäsenille kokouskutsun liitteenä ja ne heijastettiin kokoustilassa myös näkyville.

Hyväksyttiin seuran tilinpäätökset 2014 – 2015 ja toimintakertomus 2011 – 2016 sekä esitettiin toiminnantarkastajan lausunto, jonka mukaan tileissä ei ole huomauttamista.

7. Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä

Päätettiin vahvistaa tilinpäätös ja myöntää vastuuvapaus tilivelvollisille.

8. Vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle kolmivuotiskaudelle, määrätään vuotuiset jäsenmaksut kalenterivuosille 2017 – 2019 ja vahvistetaan talousarvio kolmen seuraavan tilikauden (2016 – 2018) ajaksi.

Päätettiin vahvistaa hallituksen ehdottama toimintasuunnitelma 2016 - 2019 niin, että siihen lisättiin Pertti Pietarisen esittämä kohta erityisesti nuorten motivoimisesta mukaan sukuseuran toimintaan. Toimintasuunnitelma oli lähetetty etukäteen jäsenille kokouskutsun liitteenä ja se heijastettiin kokoustilassa myös näkyville

Päätettiin vahvistaa vuotuisiksi jäsenmaksuiksi kalenterivuosille 2017, 2018 ja 2019 entiset eli hallituksen esittämä 20 € vuodessa.

Päätettiin hyväksyä hallituksen esitys talousarvioksi tilikausille 2016 – 2018. Budjettiehdotus oli lähetetty etukäteen jäsenille kokouskutsun liitteenä ja se heijastettiin kokoustilassa myös näkyville.

9. Valitaan sukuseuran hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja viidestä seitsemään muuta jäsentä.

Puheenjohtajana on toiminut Hannu Mustakallio (Jaakon haara) ja varapuheenjohtajana Katariina Mustakallio (Jooseppi) sekä muina hallituksen jäseninä Marja Heimonen (Johannes, toiminut sihteerinä), Kari Mustakallio (Jaakko, toiminut rahastonhoitajana), Leena Carpén (Maria) ja Sanna Vuornos-Visto (Johannes). Mauri Jaakonaho (Kusti) ei ole voinut osallistua hallituksen työskentelyyn.

Päätettiin valita hallituksen puheenjohtajaksi edelleen Hannu Mustakallio ja varapuheenjohtajaksi Katariina Mustakallio. Muiksi hallituksen jäseniksi valittiin Leena Carpén, Marja Heimonen, Kari Mustakallio ja Sanna Vuornos-Visto sekä uusina jäseninä Martti Mustakallio (Jaakon haara) ja Tom Krusius (Johanneksen haara).

10. Valitaan yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja

Toiminnantarkastajana on ollut Mervi Mustakallio ja varalla Marja (Lilli) Mustakallio. Valittiin toiminnantarkastajaksi edelleen Mervi Mustakallio. Lilli Mustakallio halusi luopua tehtävästä, joten varalle valittiin Maarit Mustakallio.                      

11. Kokouksen päättäminen

Varsinaisen sukukokouksen puheenjohtaja Martti Mustakallio päätti kokouksen klo 17.27.

 

Liitteet:

Varsinaisen sukukokouksen osanottajat

Tuloslaskelma ja tase vuosilta 2014 - 2015

Toimintakertomus 2011 – 2016

Toiminnantarkastuskertomukset vuosilta 2014 ja 2015

Toimintasuunnitelma 2016 – 2019

Budjettiehdotus vuosille 2016 - 2018

 

 

Helsingissä 20.8.2016

_______________                    ______________
Martti Mustakallio                      Marja Heimonen
kokouksen puheenjohtaja                     sihteeri

_______________                    ______________

Maarit Mustakallio                     Helena Mustakallio

pöytäkirjantarkastaja                 pöytäkirjantarkastaja

Webmasterin huomautus: Tässä pöytäkirjassa ei ole allekirjoituksia, koska tämä on siirretty sähköisesti alkuperäisestä MsWord-tiedostosta. Allekirjoituksin varustettu pöytäkirja liitteineen on sukuseuran arkistossa.

Liite 1: Varsinaisen sukukokoukseen osanottajat 6.8.2016 (suluissa sukuhaara)

Satu Anttila (Jaakko), Valkeakoski

Marja Heimonen (Johannes), Helsinki

Leena Keskiaho (Johannes), Helsinki

Mirjami Koponen (Jaakko), Espoo

Anja Koskenoja (Johannes), Helsinki

Sini Koskinen (Jaakko), Vantaa

Ulla Kotilainen-Wallen (Maria), Helsinki

Matti Krusius (Johannes), Espoo

Tom Krusius (Johannes), Espoo

Susanna Lehtonen (Jooseppi), Helsinki

Anna Louhivuori (Maria), Helsinki

Marketta Markkanen (Kusti), Vantaa

Hannu Mustakallio (Jaakko), Joensuu

Heikki Mustakallio (Jaakko), Oulu

Helena Mustakallio (Jaakko), Helsinki

Irma Mustakallio (Johannes), Helsinki

Juho Mustakallio (Jaakko), Vantaa

Kari Mustakallio (Jaakko), Kirkkonummi

Katariina Mustakallio (Jooseppi), Tampere

Kirsti Mustakallio (Jaakko), Vantaa

Leena Mustakallio (Jaakko), Joensuu

Liisa Mustakallio (Jaakko), Nummela (Vihti)

Maarit Mustakallio (Jooseppi), Helsinki

Marja (Helena) Mustakallio (Johannes), Lahti

Marja (Lilli) Mustakallio (Jaakko), Espoo

Marja Mustakallio (Jaakko), Övertorneå

Martti Mustakallio (Jaakko), Nummela (Vihti)

Mervi Mustakallio (Johannes), Helsinki

Sami Mustakallio (Jooseppi), Helsinki

Leena Pantsar (Jaakko), Imatra

Ossi Pantsar (Jaakko), Imatra

Iana Pietarinen (Jaakko), Sipoo

Pertti Pietarinen (Jaakko), Vantaa

Annukka Pietarinen (Jaakko), Vantaa

Himmu Salo (Jaakko), Akaa

Riitta Särkijärvi (Johannes), Espoo

Maija Vuornos (Johannes), Rajamäki

Mari Vuornos (Johannes), Espoo

Minna Vuornos (Johannes), Inkoo

Sanna Vuornos-Visto (Johannes), Helsinki

Laura Yrjönmäki (Kusti), Espoo


      .